Jak sloučit dva a více dokumentů Word

Způsob 1: Ruční sloučení

Pokud dokumenty neobsahují mnoho textových, tabulkových nebo grafických dat a jejich formáty se shodují, lze je sloučit ručně. To je mnohem rychlejší než se zabývat funkcemi Microsoft Word. Instrukce je velmi jednoduchá:

1. Otevřete oba soubory. V našem případě to jsou "1.docx" a "2.docx". Vyberte, z jakého a do kterého je třeba zkopírovat data pro sloučení. Například vezmeme text z "2.docx" a přeneseme ho do "1.docx". K tomu otevřete druhý dokument a vyberte text a další data kombinací kláves "Ctrl + A" nebo stisknutím levého tlačítka myši, přičemž táhněte od levého horního do pravého dolního rohu okna prohlížení.
2. Použijte kombinaci kláves "Ctrl + C" pro uložení fragmentu do schránky operačního systému nebo klikněte pravým tlačítkem myši na vybranou sadu dat a vyberte z kontextového menu položku "Kopírovat".
3. Přejděte do druhého souboru a vložte fragment na jakékoli místo, ať už na začátek, do prostředka nebo na konec dokumentu. V našem případě přidáváme text po hlavním. K tomu umístěte kurzor pod existujícími daty a stiskněte kombinaci kláves "Ctrl + V" nebo podobně jako v předchozím bodě klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte v položce "Možnosti vložení" poslední tlačítko "Vložit pouze text".
4. Fragment bude přidán bez původních stylů s formátováním velikosti písma a jeho řezem podle výchozího nastavení.

Word umožňuje vkládat z jiného souboru nejen text.Pokud byste kopírovali fragment s obrázky, grafy nebo tabulkami, po použití takového parametru vložení by se v hlavním souboru uchovaly výhradně textové údaje a to, co se podařilo převést z diagramů bez formátování.

Můžete využít i další tři způsoby vložení, které jsou k dispozici v kontextovém menu: "Zachovat původní formátování", "Sloučit formátování" a "Obrázek". V prvním případě budou text a další údaje vloženy tak, jak jsou naformátovány ve druhém dokumentu. Druhý způsob umožňuje aplikovat na vkládaný fragment stejné styly, které jsou nastaveny pro práci s prvním souborem. V posledním případě se textové a grafické údaje sloučí do obrázku a vloží se ve formátu PNG.

1. Přejděte do jednoho z dokumentů a zkopírujte údaje podle předchozího návodu.
2. Otevřete dokument, do kterého je třeba provést vložení, a na jakémkoli jeho místě umístěte kurzor myši. Klikněte pravým tlačítkem myši, poté na tlačítko "Zachovat původní formátování" v kontextovém menu "Možnosti vložení".
3. Fragment bude vložen bez formátování stylů a zachová si své nastavení zobrazení textu a dalších prvků dokumentu.
4. Pokud uděláte to samé, ale kliknete na tlačítko "Obrázek", zkopírovaný text se uloží v grafickém formátu jako screenshot vybraného fragmentu dokumentu.

Používat ruční způsob je pohodlné, pokud se kopíruje a vkládá text, a dokumenty jsou malé, uloženy ve stejném formátu nebo vytvořeny ve stejné verzi programu. Ve všech ostatních případech se doporučuje využít standardní funkci Microsoft Word pro sloučení souborů.

Způsob 2: Sloučení pomocí Microsoft Word

Kromě ručního sloučení máte v nových verzích Wordu možnost provést operaci elegantněji. Prioritu je nejlepší dát právě tomuto způsobu. Krok za krokem je návod následující:

1. Otevřete první dokument. Bude jakýmsi kontejnerem pro sloučení dat. Druhý soubor otevírat není potřeba.Vyberte na panelu nástrojů záložku "Vložení", přejděte do sekce "Text" (nachází se vpravo) a vedle položky "Objekt" klikněte na ikonu trojúhelníku. Vyberte podpoložku "Text ze souboru…".
2. V "Průzkumníku" najděte a vyberte soubor, který chcete sloučit s prvním.
3. Sledujte výsledek sloučení se zachováním formátování druhého souboru.

Důležité! Na přání lze sloučit dokumenty kdekoli. To znamená, že je možné vložit data ze druhého souboru na jakékoli místo prvního, a ne pouze na konec.

Ještě jedna důležitá poznámka: v "Průzkumníku" můžete vybrat nejen jeden, ale i dva a více souborů pro sloučení v prvním otevřeném kontejneru. Je důležité brát v úvahu pořadí výběru, které se zobrazuje v řádku "Název souboru:", aby byla vložení provedena správně. V tomto poli se dokument, který bude vložen jako první, posune doprava. Ten poslední je vlevo.

Na příkladu sloučení tří dokumentů, ve kterých jsou zapsána čísla od 1 do 3, je demonstrována, jak probíhá operace:

1. Otevřete první soubor a stiskněte Enter, abyste přesunuli kurzor na nový řádek pro správné vložení dat s cílem jasnější demonstrace práce nástroje pro sloučení dokumentů.
2. Najděte na panelu nástrojů záložku "Vložení", využijte sekci "Text" a vedle položky "Objekt" klikněte na trojúhelník. Zde potřebujete podpoložku "Text ze souboru…".
3. Držte klávesu Ctrl a postupně levým tlačítkem myši klikněte na dva zbývající soubory. Jejich názvy se zobrazí níže. Klikněte na tlačítko "Vložit".
4. Sledujte sloučení několika dokumentů ve vybraném pořadí a vkládání dat na pozici kurzoru.

Jak již bylo řečeno, je lepší používat právě tento způsob než ruční vkládání. Vše díky rychlosti provedení operace, možnosti sloučení několika dokumentů současně, zachování formátování původních a přidávaných dokumentů.

Způsob 3: Doplňkový modul Kutools for Word

Kutools je užitečný doplněk pro Microsoft Word. Výrazně usnadňuje práci s dokumenty a nabízí funkce, které nejsou ve výchozím textovém editoru k dispozici. Návod k použití doplňku je popsán níže:

Stáhnout Kutools for Word z oficiálních stránek

1. Stáhněte si Kutools for Word z oficiálních stránek a spusťte soubor ve formátu EXE prostřednictvím prohlížeče nebo složky, kam se ukládají stažené soubory. Postupujte podle jednoduchého návodu instalátoru a po instalaci v zobrazeném okně doplňku zaškrtněte položku "Aktivovat Kutools for Word", poté klikněte na tlačítko "OK".
2. Restartujte Word, pokud byl program otevřen, aby se na horním panelu nástrojů objevily nové karty: "Kutools" a "Kutools Plus".
3. Vytvořte nový soubor. Klikněte na kartu "Kutools Plus" a vyberte v levé části v sekci "Nástroje & Dokumenty" položku "Sloučit".
4. Počkejte na zobrazení okna s odpovídajícími nástroji. Klikněte na tlačítko "Soubory".
5. V okně "Průzkumníka" vyberte všechny dokumenty, které chcete sloučit, a klikněte na "OK". Pokud chcete vybrat všechny soubory z otevřeného adresáře, klikněte předtím na "Adresáře".
6. Upravte pořadí dokumentů podle potřeby pomocí tlačítek "Nahoru" a "Dolů". Uveďte typ přerušení mezi nimi.
7. Klikněte na tlačítko "Sloučit" po aplikaci všech nastavení.
8. Dojde k sloučení souborů podle zadaných nastavení.

Důležité! Program nefunguje s jedním dokumentem. Pokud nejprve otevřete první soubor a poté se pokusíte přidat do něj obsah druhého, nic se nepodaří.Jak je uvedeno v předchozím návodu, je nutné vytvořit samostatný dokument pro sloučení.

Způsob 4: Programovací jazyk VBA

Vestavěný v programech z balíku Microsoft Office, programovací jazyk VBA (Visual Basic for Applications) je poměrně jednoduchý, ale mocný nástroj pro zjednodušení práce s dokumenty. Převzal na sebe veškerou rutinu a dokáže dokonce sloučit soubory. Následujte tento krok za krokem návod:

1. Zkopírujte nebo přesuňte všechny soubory, které mají být sloučeny, do jedné složky. Je lepší ji pojmenovat latinkou.
2. Změňte názvy souborů tak, aby šly za sebou a byly seřazeny v pořadí, v jakém je třeba je sloučit. Například je pojmenujme čísly od 1 do 3 pro přehlednost a staré dokumenty odstraňme.
3. Otevřete první dokument, ke kterému budou připojeny ostatní. K tomu stačí na něj dvakrát kliknout levým tlačítkem myši.
4. Po otevření stiskněte kombinaci kláves "Alt + F11" a počkejte na spuštění programového prostředí VBA. V horním menu vyberte položku "Vložit" a podpoložku "Modul", abyste vytvořili spustitelný modul pro práci s dokumenty.
5. Zkopírujte následující kód a vložte ho do vstupního pole:
   Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx")
i = 0
Do While MyName ""
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
6. Stiskněte klávesu F5 nebo tlačítko "Spustit", které má ikonu zeleného trojúhelníku.
7. Počkejte na aktualizaci souboru a sloučení dokumentů s odsazením o jeden řádek.

Důležité!Program může zpracovat pouze soubory s příponou *.docx. Aby bylo možné sloučit formát DOC, je třeba v řádku MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx") nahradit argument "*.docx" za "*.doc".

VBA je mocný nástroj pro práci nejen s Microsoft Word, ale také Excel, PowerPoint a dalšími programy z řady Office. Pokud zvládnete základní funkce tohoto programovacího jazyka, práce s textovými a tabulkovými editory od Microsoftu se stane mnohem jednodušší.