Mnoho soukromých uživatelů nebo zaměstnanců podniků čelí skutečnosti, že dokumenty uložené v počítači musí být nějak strukturovány, rychle přeneseny nebo nastaveny pro obecný přístup. Není vždy možné to implementovat vytvořením místní sítě, protože do ní nelze zahrnout všechna zařízení. Zejména v takových situacích se doporučuje používat systémy pro správu elektronických dokumentů (EDMS). Takové programy poskytují jedinečnou sadu funkcí, které výrazně zjednodušují správu souborů různých formátů.
Doporučujeme zahájit naši recenzi komplexním řešením od společnosti Microsoft s názvem SharePoint. Jedná se o kolekci softwaru pod plným názvem Microsoft SharePoint Products and Technologies. Zahrnuje několik komponent najednou, které jsou zodpovědné za organizaci spolupráce a které navrhujeme podrobněji číst na oficiálních stránkách společnosti Microsoft, protože vývojáři popsali tento problém co nejpodrobněji. Tuto komponentu ve formě SharePoint Serveru lze nainstalovat pouze na operační systém Windows Server a interakce se všemi ostatními komponentami probíhá prostřednictvím Internetu. Nebudeme se zaměřovat na instalace, protože tím se zabývají nejčastěji správci systémů společností.
Hlavním účelem služby SharePoint je vytvářet weby, které umožňují zaměstnancům jedné nebo více společností spolupracovat. Dokumenty a různé soubory nahrané na web budou veřejně dostupné, nebo pro každý z nich je úroveň přístupu konfigurována samostatně. Uživatelé manipulují se všemi těmito objekty pomocí prvků rozhraní. K nahrávání, úpravám a další správě podkladové infrastruktury dokumentů dochází prostřednictvím bezplatné aplikace Microsoft SharePoint Foundation, která je součástí Windows Serveru. Jak vidíte, uvažovaná součást je poměrně složitá a často se používá pouze ve velkých společnostech, kde je za nastavení softwaru a jeho správné fungování odpovědná speciálně najatá osoba, takže jsme nemluvili o absolutně všech možnostech této sady nástrojů.
Stáhněte si produkty a technologie Microsoft SharePoint z oficiálních stránek
FossDoc
FossDoc je další řešení složené z řady různých komponent, které fungují na bázi klient-server. Navrhujeme krátce se zabývat každou z nich, abychom věděli o účelu a důležitosti všech složek:
- Server FossDoc - je server a poskytuje logistiku pro programy a další server, který vykonává funkci systému pro správu databází. K tomuto serveru lze připojit další moduly. Určují samotné chování systému, nastavují další pravidla a rozšiřují možnosti.
- webový server - jeden z modulů, který se připojuje k aplikačnímu serveru. Je to on, kdo vám umožňuje komunikovat se všemi programy a soubory prostřednictvím webového prohlížeče nainstalovaného ve vašem počítači.
- Databáze... Jakýkoli populární podporovaný software, jako je Microsoft SQL Server nebo Oracle, lze nainstalovat jako databázi. Ukládá v sobě absolutně všechny informace, které uživatelé načtou do programu.
- Klient FossDoc - nejdůležitější součást pro průměrného uživatele, protože je navržena pro připojení k serveru a provádění všech nezbytných úkolů, například čtení souborů, jejich úpravy, stahování nebo mazání. Klient je implementován jako běžný program s grafickým rozhraním. Jeho okno můžete vidět na snímku obrazovky níže.
- Webový klient FossDoc Je další důležitá aplikace, která implementuje vše stejné jako běžný klient, pouze v prohlížeči a poskytuje uživateli všechny potřebné nástroje a nabídky pro práci se soubory.
- Správce FossDoc... Poslední klientská aplikace, ke které by měl mít přístup pouze správce, který spravuje celý tok dokumentů. Jeho prostřednictvím se vytvářejí uživatelské účty, konfiguruje se úroveň přístupu a připojují se jednotlivé možnosti.
Díky FossDoc můžete nejen spravovat dokumenty, které byly vytvořeny v jiných programech, ale také sami přidávat různé formuláře pomocí vestavěných možností.Například zde se bez problémů vytvářejí oficiální objednávky pomocí standardizovaných formulářů, korespondence se provádí prostřednictvím vestavěného modulu a označují se registrační záznamy. Pokud jde o samotnou správu dokumentů, ve FossDoc se to provádí u příslušného klienta nebo prostřednictvím webových stránek, jak již víte z výše uvedených informací. Soubory jsou uvedeny jako strom, který vám usnadní orientaci v adresářích. Seznam dokumentů uložených na serveru je obvykle velmi obrovský, takže jej musíte seřadit všemi možnými způsoby. K tomu má FossDoc možnost návrhu, která vám umožní snadno kategorizovat objekty nebo ručně vytvořit distribuci.
Stáhněte si FossDoc z oficiálních webových stránek
XPages Dynamic
Další řešení, nazvané XPages Dynamic, je stejně pokročilé jako dvě, o kterých jsme diskutovali výše. Jeho zvláštnost spočívá ve flexibilní konfiguraci, která umožňuje optimalizovat systém elektronické správy dokumentů pro konkrétního zákazníka. Ve standardní sadě XPages Dynamic je zabudováno množství grafických aplikací a modulů. Poznejme je podrobněji pomocí stejného výše uvedeného příkladu:
- Personál... Název první aplikace už mluví sám za sebe. Umožňuje vám udržovat tabulku zaměstnanců, prohlížet seznam dostupných a obsazených volných pracovních míst, brát v úvahu pracovní zkušenosti absolutně každého zaměstnance a kontrolovat osobní soubory všech zaměstnanců, včetně jejich úprav.
- Kontakty... Navrženo k ukládání důležitých informací týkajících se adres, telefonních čísel a e-mailů dodavatelů, zákazníků a partnerů. Zde se zaznamenávají karty všech protistran a díky vestavěné možnosti lze provádět rychlé vyhledávání pomocí dat.
- Externí korespondence... Tato aplikace je považována za nejdůležitější pro oběh dokumentů, protože jejím prostřednictvím se přijímají příchozí dokumenty, registrují se odchozí formuláře a prohledávají a upravují se všechny uložené informace. Pamatujte, že rychlé vyhledání požadovaného formuláře lze provést i pomocí čárového kódu.
- Interní dokumenty ORD... Vývojáři navrhují použít samostatnou aplikaci jako modul pro uživatele s rozšířenou úrovní přístupu. Jeho funkčnost je zaměřena na interakci se všemi primárními účetními, finančními, plánovacími dokumenty, obchodními, personálními a jinými cennými papíry.
- Smlouvy... Obsahuje všechny požadované možnosti pro práci se smlouvami jakéhokoli formátu a také řídí přístup k dokumentům různých typů. Uživatel, který má přístup k této obchodní aplikaci, může vytvářet události a události, odesílat oznámení všem zaměstnancům, třídit data a sledovat dodržování smluv.
- Adresáře... Další komponenta, která přímo souvisí s pracovním tokem, protože právě zde jsou uloženy naprosto všechny soubory. Jsou tříděny podle různých typů a uspořádání je provedeno ve formě hierarchie. Tato součást správně interaguje se všemi výše popsanými softwary.
Právě jste se dozvěděli o všech komponentách, které tvoří XPages Dynamic. Nyní si musíte prostudovat jejich interakci podrobněji v příručkách od vývojářů na oficiálních webových stránkách. Můžete se tedy sami rozhodnout, zda je tento systém pro správu elektronických dokumentů pro vás vhodný a zda se ho vůbec vyplatí zakoupit jako komplex trvalého používání.
Stáhněte si XPages Dynamic z oficiálních stránek
SMĚRNICE
DIRECTUM je profesionální a drahý software pro všechny společnosti, které se zajímají o automatizaci toku dokumentů. Zde můžete vytvářet dokumenty na základě hotových šablon nebo si je stáhnout z e-mailu. Pokud jde o papírové dokumenty, budou ihned po dokončení skenování přesunuty do aplikace.Pro velké společnosti bude relevantní řešení DIRECTUM Ario, které pracuje na technologii strojového učení. Automaticky seřadí veškerou přijatou dokumentaci a sestaví příslušné karty. Na oficiálních stránkách vývojáři dokonce popsali návratnost této komponenty pro společnosti různých úrovní.
Všechny přidané soubory jsou umístěny v jednom úložišti a lze je uložit do různých složek, protože uživatel pracuje pouze s přímými odkazy. Samotný seznam složek zpočátku chybí a jeho vytvoření závisí na samotných zaměstnancích, protože je vytvářen výhradně podle osobních preferencí a v závislosti na formátu společnosti. Může existovat neomezený počet takových adresářů s určitou úrovní přístupu. Každý formulář má svůj vlastní životní cyklus, poté je automaticky přesunut do archivu nebo odstraněn. Toto je nakonfigurováno pro každý typ dokumentu samostatně, což vám umožní vždy udržovat pouze aktuální seznam souhrnů a nezanášet úložiště zbytečnými daty, která lze odstranit pouze ručně. Díky uživatelsky přívětivému rozhraní a vestavěným možnostem se také výrazně zrychluje hledání karet a lze rychle naskočit k dokumentu jedinečný čárový kód. Kliknutím na odkaz níže prozkoumáte základní prezentaci DIRECTUM a objednáte-li si pro svou organizaci podrobnou prezentaci pro vaši organizaci.
Stáhněte si DIRECTUM z oficiálních webových stránek
elDoc
Jak jste již pochopili, všechny programy pracovního postupu, o kterých chceme v dnešním článku hovořit, jsou profesionální. elDoc v tomto ohledu není výjimkou, protože jeho vývojáři si právě díky tomuto řešení získali dobré jméno na světovém trhu. Obsahuje všechny stejné komponenty, o kterých jsme hovořili dříve, ale jejich implementace je jedinečná a vhodná pro firmy různých směrů a velikostí. Správce komunikující s elDoc se určitě bude líbit vestavěnému konstruktoru, protože pomůže nejen rychle vytvořit nové trasy a přidat formuláře dokumentů, ale také pomůže vyrovnat se s úkolem bez zapojení vývojářů třetích stran. Průměrný uživatel obdrží pohodlné a jednoduché rozhraní s přístupem k úložišti kdykoli během dne.
ElDoc navíc zjednoduší automatizaci rutinních procesů připojením modulu TaskBot. Tvůrci vyprávějí o své práci během prezentace a také nabízejí zkušební období s touto aplikací. Dotyčný software podporuje neomezený počet uživatelů, kteří mohou pracovat současně, mohou připojit různé aplikace pomocí administračního panelu a jsou schopni číst čárové kódy umístěné na dokumentech, což usnadňuje jejich hledání. Pokud jde o přidávání a úpravy dokumentů, zde je tato možnost implementována stejným způsobem jako v jiném softwaru, o kterém jsme již hovořili dříve. Pamatujte, že ve výchozím nastavení je jazyk rozhraní v elDoc nastaven na ukrajinštinu, ale pokud si přejete, můžete jej v dostupném seznamu změnit na ruštinu, angličtinu nebo jakýkoli jiný.
Stáhněte si elDoc z oficiálních stránek
Alfresco
Software pro správu dokumentů Alfresco vám pomůže kontrolovat obsah vaší společnosti prostřednictvím transparentní správy informací a účinného souladu s GDPR, což se přímo promítne do hmatatelných obchodních výhod a ušetří nejen čas, ale i peníze. Alfresco vám umožní nejen nahrávat dokumenty umístěné na místním úložišti nebo v e-mailovém profilu, toto řešení také podporuje okamžité skenování se zachycením všech dat a automatické třídění a také poskytuje různé možnosti nasazení. Při správě souborů navíc pomáhá umělá inteligence s funkcemi strojového učení. Díky němu se provádí rychlé třídění, inteligentní vyhledávání a vyplňování karet.Postupem času tato technologie funguje lépe a lépe, jak se učí sama.
Bohaté modely nebo vlastnosti metadat Alfresco lze použít k automatickému přesunu dokumentů prostřednictvím vyhrazeného procesu správy nebo životního cyklu karty. Integrované pracovní aplikace usnadňují prohlížení a schvalování dokumentů a ruční definice procesů může zjednodušit jakoukoli práci náročnou na obsah, což má vždy pozitivní dopad na efektivitu práce. Při instalaci Alfresco se všichni zaměstnanci podniku okamžitě spojí v jednom řetězci a budou moci bez problémů komunikovat. V případě potřeby správce nezávisle nastavuje úrovně přístupu, konfiguruje adresáře a integruje aplikace. Pokud vás tento software zajímá, doporučujeme vám seznámit se s jeho zkušební verzí a teprve poté uvažovat o jeho zakoupení, abyste se ujistili, že software splňuje vaše požadavky.
Stáhněte si Alfresco z oficiálních webových stránek
INTALEV: Vedení společnosti 7
INTALEV: Corporate Management 7 je komplexní software, jehož hlavní funkčnost je zaměřena na automatizaci podniků různých formátů. Díky tomuto systému můžete spravovat zaměstnance i klienty, což také znamená pohodlný pracovní postup. Vývojáři umisťují svůj produkt přesně jako nástroj pro správu, protože dokáže ovládat absolutně všechny fáze podnikání, od plánování a objednávek až po zpracování fondů a smluv. Při nákupu INTALEV: Corporate Management 7 si vývojáři vybírají moduly v souladu se zákazníkem a poskytují mu všechny potřebné aplikace s předběžnou konfigurací.
Pokud jde o přímou interakci s dokumenty, tvůrci přidělili samostatné moduly pro různé objekty, například při uzavírání smluv se používá speciální nabídka a řazení také probíhá automaticky. Příchozí dokumenty lze stáhnout z místního úložiště i prostřednictvím e-mailu nebo skeneru. INTALEV: Enterprise Management 7 je snadno škálovatelný, což vám umožňuje připojit neomezený počet účtů a vždy rozšířit úložiště, pokud jim životní cyklus souborů neumožňuje současně udržovat všechny v provozuschopném stavu. Stejně jako jakýkoli jiný software této úrovně se nakupuje podle předem naplánované objednávky a jednání s vývojáři. Podrobnější informace o tomto najdete na oficiálních webových stránkách kliknutím na následující odkaz.
Stáhněte si INTALEV: Corporate Management 7 z oficiálních webových stránek
DocsVision
DocsVision je poslední komplexní software, o kterém chceme v dnešním příspěvku hovořit. Jeho zvláštnost spočívá ve skutečnosti, že se vývojáři pokusili co nejvíce snížit prahovou hodnotu vstupu jak pro běžné uživatele, tak pro správce, kteří budou konfigurovat systém pro správnou činnost. Začněme s běžnými uživateli a všimněte si, že tvůrci zajišťují, že plně rozumějí rozhraní a že není nutné další školení zaměstnanců. Správce se obejde bez znalosti programovacích jazyků, protože celý komplex je sestaven z již fungujících aplikací, kterých je celkem deset.
Když se během prezentace seznámíte s DocsVision, můžete samostatně vybrat všechny zakoupené moduly. Pokud jde o pracovní postup, rozhodně stojí za to propojit všechna hlavní řešení, velký archiv a smluvní pracovní postup, pokud společnost vede záznamy o těchto typech karet. Všechny ostatní komponenty jsou doporučení pro velké podniky, kde není dostatek lidské síly na zpracování velkého množství informací. Stejně jako v jiných případech pořádají vývojáři DocsVision prezentaci svého softwaru, kde můžete klást všechny dotazy a rozhodnout se, zda si tento software trvale zakoupíte.K dispozici je také bezplatná zkušební verze, která vám pomůže seznámit se se základními funkcemi DocsVision.
Stáhněte si DocsVision z oficiálních stránek
Dnes jsme hovořili o většině elektronických systémů pro správu dokumentů. Jak vidíte, všechny jsou zaměřeny na profesionální publikum, jsou distribuovány za poplatek a jsou prezentovány ve formě komplexních nástrojů. K volbě takového softwaru je třeba přistupovat se vší odpovědností, protože ve skutečnosti jde o investici do rozvoje společnosti a má s sebou určité důsledky. Pokud zvolíte správnou možnost, důsledky budou pouze pozitivní a proces správy všech aspektů podnikání se zjednoduší.